"موطن أعمالي” يقدم لرجال وسيدات الأعمال والمستثمرين منظومة متكاملة لإدارة أعمالهم اليومية والاستراتيجية، من خلال فريق متخصص وخدمات احترافية توفر عليهم الوقت، وتمنحهم نتائج حقيقية.
السكرتارية التنفيذية الذكية
- إدارة المكالمات والاجتماعات.
- تنظيم الجداول والمواعيد.
- إرسال التذكيرات ومتابعة الالتزامات.
إعداد ومتابعة المراسلات
- كتابة الخطابات الرسمية.
- إدارة المراسلات الورقية والإلكترونية.
- التنسيق مع الجهات الحكومية أو الشركات.
تنظيم وإدارة الاجتماعات
- إعداد الدعوات والمرفقات.
- حجز القاعات وتجهيز العروض.
- الحضور بالنيابة وكتابة المحاضر والتوصيات.
إدارة العقود والعروض
- إعداد عروض الأسعار والعروض التقديمية.
- تنسيق توقيع العقود ومتابعة تنفيذها.
- إدارة المفاوضات بالنيابة.
المتابعة المالية والإدارية
- إعداد الميزانيات والفواتير.
- تحليل المصروفات والإيرادات.
- رفع التقارير الدورية للعميل.
إدارة العلاقات العامة والتمثيل
- تمثيل العميل في المناسبات والاجتماعات.
- تنسيق حضور المؤتمرات والمعارض.
- التفاعل مع الشركاء والعملاء بالنيابة.
الخدمات اللوجستية والتنظيمية
- ترتيب الحجوزات والسفر والمواصلات.
- تنظيم الجولات الاستثمارية.
- الإشراف على تنفيذ المهام الميدانية.
في “موطن أعمالي”، لا نقدم خدمات مكتبية تقليدية، بل نوفر إدارة أعمال تنفيذية مخصصة تُدار باحتراف، بحيث يشعر العميل أن لديه مدير أعمال شخصي يدير تفاصيل يومه، ويحقق أهدافه، ويخفف عنه أعباء الإدارة والانشغال.
أن يشعر العميل وكأن لديه ذراعًا تنفيذيًا يرافقه في كل خطوة… لا يفوّت فرصة، ولا يتأخر عن موعد، ولا يرهق نفسه بالتفاصيل.
تفصيل الخدمات التنفيذية المقدمة
إدارة السكرتارية التنفيذية الذكية
- استقبال المكالمات وإدارتها وفق جدول العميل.
- تنظيم الملفات، المستندات، وترتيب الأرشفة الإلكترونية.
- التواصل مع الجهات ذات العلاقة (شركات – وزارات – عملاء).
- إعداد جدول يومي/أسبوعي/شهري بالمهام مع التذكير الآلي.
إدارة الخطابات والمراسلات الرسمية
- صياغة احترافية لكافة أنواع الخطابات (شكر – اعتذار – تعاقد – مطالبة…).
- طباعة الخطابات على هوية العميل وإرسالها باسم العميل.
- أرشفة وتتبع الخطابات الواردة والصادرة مع تقارير للعميل.
تنظيم الاجتماعات والتنسيق بالنيابة
- جدولة الاجتماعات بالتنسيق مع الطرف الآخر.
- تجهيز محضر الاجتماع وملخص النقاط.
- حضور الاجتماعات بالنيابة عن العميل عند الحاجة، وتقديم التقرير.
- حجز القاعات وتنظيم العروض والتقنيات المصاحبة للاجتماع.
إدارة العقود والصفقات
- صياغة العقود وتدقيقها قانونيًا.
- مراجعة العقود الواردة من الشركاء أو الموردين.
- متابعة مراحل التنفيذ والتزام الأطراف ببنود العقود.
- حفظ نسخة إلكترونية مؤمنة وتذكير العميل بمواعيد التجديد أو الدفع.
المتابعة المالية
- إعداد الفواتير الخاصة بالعميل للعملاء أو الموردين.
- إدارة حسابات العملاء وتحليل التدفق المالي.
- التنبيه بمواعيد الدفعات والاستحقاقات.
- إعداد تقارير أسبوعية وشهرية مبسطة.
التمثيل والتنسيق بالنيابة
- الرد الرسمي على الرسائل الواردة للعميل.
- التحدث باسم العميل مع الشركات أو الدوائر الرسمية.
- تجهيز العميل للاجتماعات الرسمية (ملاحظات – أهداف الاجتماع – خلفيات الطرف الآخر).
- التواصل مع شركاء العميل لضمان سير العلاقة بسلاسة.
إدارة الحجوزات والجولات
- حجز الفنادق والطيران والمواصلات.
- تنظيم الجولات الميدانية داخل السعودية أو خارجها.
- تجهيز برنامج زيارة متكامل للجهات أو المشاريع.
- التنسيق مع السفارات ومراكز الفيزا إذا لزم الأمر.
إدارة المهام اليومية
- لوحة تحكم رقمية للعميل للاطلاع على كل المهام المنجزة.
- متابعة الطلبات اليومية، من حجز إلى تنسيق لقاء أو إعداد تقرير.
- نظام تنبيهات داخلي لتأكيد استلام الخدمة أو المخرجات من العميل.
إدارة العروض التقديمية وعروض الأسعار
- إعداد عروض PowerPoint احترافية لهوية العميل.
- تصميم العروض التسويقية والمبيعات والتمويل.
- تجهيز ملفات PDF قابلة للإرسال للطرف الآخر.
- إدارة تقديم العروض في الاجتماعات أو إرسالها إلكترونيًا.
- متابعة الردود على العروض وتوثيق النتائج.
إدارة الطلبات والمتابعات
- استقبال أي طلب من العميل عبر الواتساب أو الهاتف.
- فتح “تذكرة عمل” داخل نظامنا للطلب.
- توجيه الطلب إلى الجهة المختصة (داخلية أو خارجية).
- متابعة التنفيذ وتقديم إشعار للعميل بالإنجاز.
تحليل الأعمال وتقديم الاستشارات
- إجراء تقييم دوري لحالة المشروع أو النشاط.
- تقديم تقرير شهري يتضمن التحديات + فرص التحسين.
- إعداد خريطة طريق تطوير الأعمال (Business Improvement Plan).
- جدولة الاجتماعات لمناقشة الخطوات المستقبلية.
إدارة الملفات والأوراق الرسمية
- تنظيم وحفظ الأوراق الرسمية والوثائق المهمة.
- إرسال إشعارات دورية للعميل بمواعيد التجديد والتحديث.
- إدارة الترخيصات والتجديدات الحكومية والخاصة.
إدارة العلاقات المهنية
- بناء قاعدة بيانات للشركاء والموردين والعملاء.
- تنظيم وتحديث ملفات العلاقات B2B.
- إرسال تهاني المناسبات ومتابعة العلاقات الاستراتيجية.
- إعداد تقارير متابعة للعميل بشأن كل علاقة وأهميتها.
إدارة السمعة الإلكترونية
- مراقبة حضور العميل الرقمي (Google / وسائل الإعلام).
- تقديم تقارير دورية عن انطباعات العملاء أو الشركاء.
- إدارة ردود فعل الجمهور بطريقة احترافية.
- اقتراح تدخلات تحسينية لصورة العميل عند الحاجة.
حماية مصالح العميل
- المراجعة الدقيقة لأي عروض تُرسل للعميل من جهات خارجية.
- تقديم ملاحظات قانونية أو تشغيلية حسب المجال.
- حماية وقت العميل من الاجتماعات غير الضرورية أو التعاملات غير الجادة.
تخيل أن لديك ذراعاً تنفيذياً لا يتوقف عن المتابعة، وعيوناً ترى التفاصيل قبل أن تراها، وفريقاً يعمل بصمت من أجلك… هذا هو وعد “موطن أعمالي”.